CIS od podstaw – jak odzyskać podatek z budowy w UK

Jeśli pracujesz w UK w budownictwie jako subcontractor, prawie na pewno masz potrącany podatek przez głównego wykonawcę. To CIS, Construction Industry Scheme. Pokazujemy, kto pod niego podlega, ile wynoszą stawki potrącenia i jak co roku odzyskać nadpłatę z HMRC.

Co to jest CIS

CIS to system, w którym contractor (główny wykonawca) potrąca z faktur subcontractora (podwykonawcy) zaliczkę na podatek i odprowadza ją do HMRC. Działa wyłącznie w budownictwie i pokrewnych branżach (instalacje, malowanie, dekarstwo, rozbiórki, prace ziemne).

Cel: HMRC chce mieć pewność, że podwykonawcy zapłacą podatek, więc nie czeka na ich roczne rozliczenie, tylko ściąga pieniądze od razu od contractorów. Subcontractor odzyskuje nadpłatę przez Self Assessment.

Kto jest contractorem, a kto subcontractorem

• Contractor. Firma, która zatrudnia podwykonawców budowlanych. Może to być duża budowlanka, ale też jednoosobowa LTD, która wynajmuje innych do projektu.
• Subcontractor. Każdy, kto wykonuje prace budowlane na zlecenie contractora. Sole trader, partnership, LTD, też zagraniczne firmy działające na terenie UK.
• „Deemed contractor”. Firma spoza budownictwa, która wydaje na prace budowlane średnio powyżej £3 mln rocznie (np. duży retailer remontujący sklepy). Ona też musi rejestrować się w CIS.

W praktyce większość polskich budowlańców jest po stronie subcontractora. Jeśli sam zatrudniasz innych, jesteś jednocześnie contractorem i subcontractorem.

Trzy stawki potrącenia

1. 0% (gross payment status). Contractor nie potrąca nic, dostajesz pełną kwotę faktury. Trzeba spełnić kryteria: obrót powyżej £30 000 rocznie, historia płacenia podatków bez opóźnień, prowadzenie konta firmowego.
2. 20%. Standardowa stawka dla subcontractora zarejestrowanego w CIS. Contractor potrąca 20% z części robocizny (bez VAT-u, bez materiałów dokumentowanych fakturami).
3. 30%. Stawka karna dla niezarejestrowanych. Jeśli nie podałeś contractorowi UTR-u albo nie zarejestrowałeś się w CIS, potrącenie wynosi 30%.

Różnica między 20% a 30% to dosłownie kilka tysięcy funtów rocznie nadpłaty. Rejestracja w CIS jest darmowa i zajmuje 2-3 tygodnie, więc nie ma powodu, żeby tego nie zrobić od razu.

Jak działa potrącenie krok po kroku

1. Wystawiasz fakturę: robocizna £2000, materiały £500. Razem £2500.
2. Contractor sprawdza, czy jesteś zarejestrowany w CIS i jaką masz stawkę.
3. Potrąca 20% z £2000 robocizny (czyli £400). Materiały są pomijane.
4. Dostajesz na konto £2100 (£2500 minus £400).
5. Contractor odprowadza te £400 do HMRC pod Twoim UTR-em.
6. Pod koniec miesiąca dostajesz CIS statement, dokument potwierdzający potrącenie.

„Zbieraj CIS statementy przez cały rok. Bez nich w Self Assessment nie udowodnisz HMRC, że contractor faktycznie odprowadził Twoje pieniądze. To Twój dowód.”

Kiedy i ile odzyskasz

Zwrot dostajesz przez Self Assessment, czyli roczne rozliczenie podatkowe. Rok podatkowy w UK kończy się 5 kwietnia. Self Assessment można składać od 6 kwietnia, deadline online to 31 stycznia kolejnego roku.

Realna kalkulacja na przykładzie:

• Obrót roczny: £45 000 (robocizna £40 000 + materiały £5 000)
• Potrącenia CIS: 20% z £40 000 = £8 000 odprowadzone do HMRC
• Personal Allowance: £12 570 bez podatku
• Income Tax 20% od £12 570 do £40 000 = £5 486
• NI Class 4 (6%) od dochodu = ok. £1 700
• NI Class 2 = £179,40
• Razem należny podatek: ~£7 365
• Już wpłacone (CIS): £8 000
• Zwrot: ~£635

W praktyce większość polskich budowlańców z normalnym obrotem £30-50k dostaje zwrot rzędu £500-3000 rocznie, bo wpłacają więcej, niż wynosi należny podatek.

Kiedy HMRC zwróci pieniądze

Po złożeniu poprawnego Self Assessment HMRC zwykle przelewa zwrot w ciągu 4-12 tygodni. Czasem szybciej (2-3 tygodnie), czasem wolniej, gdy mają losowo wybraną kontrolę. Pieniądze trafiają na konto, które podałeś w deklaracji.

Najczęstsze powody opóźnień:

• Brak lub niezgodność CIS statementów (suma na deklaracji vs to, co contractor zgłosił do HMRC).
• Pierwsze Self Assessment po rejestracji, HMRC sprawdza dokładniej.
• Obrót wyraźnie odbiegający od poprzedniego roku, automatyczna kontrola.
• Zwrot powyżej £5000, automatyczna weryfikacja.

Jakie dokumenty zbierać

1. Wszystkie CIS statementy od contractorów (zwykle przychodzą mailem co miesiąc).
2. Faktury wystawione i potwierdzenia płatności na konto.
3. Dowody kosztów firmowych: paliwo, narzędzia, ubrania robocze, ubezpieczenie, telefon, materiały eksploatacyjne.
4. Dziennik kilometrów, jeśli używasz prywatnego auta służbowo (45p za milę do 10 000 mil, 25p powyżej).
5. Wyciągi z konta firmowego za cały rok podatkowy.

Najczęstsze błędy

• Nie zarejestrowanie się w CIS. 30% zamiast 20% = tysiące funtów więcej zaliczki.
• Nie rejestracja w Self Assessment. Bez tego nie odzyskasz potrąconych pieniędzy, a HMRC może nałożyć dodatkową karę.
• Faktury bez wydzielenia materiałów. Jeśli wszystko wpiszesz jako „robocizna”, contractor potrąci 20% także z materiałów.
• Spóźnienie z Self Assessment, kara £100 od razu, potem £10 dziennie.
• Optymistyczne koszty bez paragonów. HMRC w kontroli żąda dowodów. Jeśli nie masz, koszty są wykreślane.

Praktyczna checklist

1. Zarejestruj się w CIS przed pierwszym zleceniem (UTR + CIS na .gov.uk).
2. Otwórz konto firmowe, oddzielne od prywatnego.
3. Zbieraj CIS statementy co miesiąc, najlepiej w jednym folderze cloud.
4. Notuj koszty w ciągu roku, nie pod koniec.
5. Self Assessment składaj między kwietniem a wrześniem, nie czekaj do stycznia.
6. Po roku-dwóch z dobrą historią aplikuj o gross payment status.